Zaokretne tablice

Zaokretna tablica u biti je način izdvajanja podataka i predstavljanja u čitljivom obliku. Zaokretne tablice izvrstan su način za ispitivanje podataka i stvaranje tablica informacija koje se mogu osvježiti kad se promijene neobrađeni podaci!

Radni primjer: potrebna vam je tablica koja prikazuje sljedeće:

• Koliko ukupno pozicija (Stvarni FTE) imate
• Podijeljeno prema naslovu pozicije
• Podijeljeno prema statusu zaposlenja (trajno/privremeno/povremeno)

Nakon što imate neobrađene podatke, stvorite zaokretnu tablicu za svoje sirove podatke:

1. Na alatnoj traci odaberite Podaci> Izvješće zaokretne tablice i zaokretnog grafikona…
2. Pritisnite Dalje



3. Provjerite jesu li podaci koje želite uključiti u zaokretnu tablicu označeni u Domet



4. Pritisnite Dalje
5. Ako želite da se vaša zaokretna tablica pojavi na novom radnom listu (kartici), kliknite završi. U protivnom, ako želite da se pojavi na istom radnom listu (tj. - ispod podataka), kliknite na Postojeći radni list i odaberite prvu ćeliju nakon podataka, a zatim kliknite završi

   

   Trebao bi se pojaviti kostur zaokretne tablice.

   

   Ako se popis polja zaokretne tablice (prikazan desno, gore) ne prikazuje, morat ćete ga otvoriti:

6. Desnom tipkom miša kliknite alatnu traku (bilo gdje u donjem kvadratu):



7. Odaberi Zaokretna tablica.
8. Klik Prikaži popis polja



9. Polja bi sada trebala biti vidljiva, a okvir možete povući udesno da biste ga zaključali.



Sljedeći korak je povlačenje polja koja su vam potrebna u područja tablice za stvaranje tablice. Struktura zaokretne tablice je sljedeća:



Tipična upotreba područja:

Skriveno područje filtera: Filter pozicija koje se redovito financiraju

PODRUČJE ODVOJENJA KOLONA: Vrsta radnog mjesta, Vrsta zaposlenja, Osnova zaposlenja, Klasifikacija

PODRUČJE RAZDELJIVAČA REDOVA: Org jedinice, lokacije, naslovi pozicija

PODRUČJE BAZNIH PODATAKA: Broj zaposlenih, FTE -ovi

10. Povucite sljedeća polja u područja: Skriveno područje filtra: Nijedan

    PODRUČJE ODVAJANJA KOLONA: Vrsta pozicije

    PODRUČJE RAZDELJIVAČA REDOVA: Naslov pozicije

    PODRUČJE BAZNIH PODATAKA: Stvarni FTE



Zaokretna tablica trebala bi izgledati ovako:



Primijetite da su osnovni podaci prema zadanim postavkama postavljeni na "Broj stvarnih FTE". To znači da se svaka pozicija računala kao 1 nevažna za vrijednost FTE. Da je osnovno polje Headcount to bi bilo točno (jer bi sve vrijednosti bile 1) međutim to su FTE vrijednosti i zahtijevaju zbroj, a ne brojanje.

11. Da biste promijenili osnovno polje u zbir, desnom tipkom miša kliknite polje (zaokruženo ispod):

    

    Odaberi Postavke polja…

    Odaberi Iznos.

    

    Klik Broj…

    Odaberi Broj i 2 decimalna mjesta zatim kliknite U redu.

    

    Podaci su se trebali promijeniti u decimale.

    

12. Da biste promijenili redoslijed stupaca Vrsta pozicije: Desnom tipkom miša kliknite Ležerno> Naruči> Premjesti na kraj

    

    Sada imate gotovu tablicu sa stupcima po redoslijedu Trajno, Privremeno, Ležerno.

U ova dva vodiča (dva dijela) naučit ćete nekoliko zanimljivih savjeta u vezi sa zaokretnim tablicama:

1) Da biste popunili prazne vrijednosti nulama:Desnom tipkom miša kliknite polje osnovnih podataka (zaokruženo ispod)

Odaberi Opcije tablice…

Upišite 0 u prazne ćelije, pokažite (zaokruženo ispod)

Pritisnite U redu.

Zaokretna tablica sada je trebala zamijeniti prazna polja nulama.

2) Da biste sakrili stupac Ukupno:

Desnom tipkom miša kliknite polje osnovnih podataka ("Zbir stvarnog FTE -a" prikazano gore)

Odaberi Opcije tablice…

Poništite odabir Ukupni zbroj za redove (zaokruženo ispod)

Stupac zbroja sada je trebao biti uklonjen.

3) Da biste dodali skriveni filtar u zaokretnu tablicu:Povucite polje koje sadrži filtar u područje skrivenog filtra podataka (tj. - razina jedinice organizacije 04)

Pritisnite strelicu prema dolje za odabir filtra jedinice organizacije. Odaberite potrebni filter (tj. - Sport i rekreacija)

Zaokretna tablica sada prikazuje samo one pozicije na razini jedinice organizacije 04, Sport i rekreacija.

4) Za prikaz samo odabranih naslova pozicija:

Pritisnite strelicu prema dolje da biste odabrali Naslov pozicije filtar

Da biste olakšali odabir, povucite popis prema van kako bi se vidjelo više pozicija

Ako na popisu ima mnogo vrijednosti, a želite samo neke, počnite s poništavanjem provjere Pokaži sve (prikazano u nastavku) za poništavanje odabira svih vrijednosti

Odaberite pozicije koje želite prikazati u tablici. (tj. - sportaši i menadžeri)

Pritisnite U redu

Zaokretna tablica sada bi trebala sadržavati samo sportaše i menadžere.

5) Za prikaz postotaka vrste pozicije za svaku poziciju:

Desnom tipkom miša kliknite polje osnovnih podataka (u ovom slučaju "Zbir stvarnog FTE -a")

Odaberi Postavke polja…

Klik Opcije>>

Odaberi % redaka za Prikaži podatke kao

Pritisnite U redu.

Bilješka: Na ovom popisu postoje i opcije za % kolone i % od ukupno pri čemu je potonji vrlo koristan.

Zaokretna tablica sada prikazuje postotke, ali mogu postojati vrijednosti pogreške za retke koji nemaju pozicije (jer ne možete podijeliti s nulom!).

6) Da biste uklonili pogreške iz zaokretne tablice:Desnom tipkom miša kliknite polje osnovnih podataka (u ovom slučaju "Zbir stvarnog FTE -a")

Odaberi Opcije tablice…

Unesi 0 u Za vrijednosti pogrešaka, pokažite kutija

Pritisnite U redu.

Sve pogreške sada bi trebale biti zamijenjene nulama.